Brooke Ivy gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk?

Brooke Ivy is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website, de webshop en rechtstreeks contact met ons worden verwerkt.

Brooke Ivy
Molenstraat 23
4061 AA Ophemert
Nederland
KvK-nummer: 55580173
Btw-id: NL002110054B53
E-mail: info@brookeivy.nl

Voor vragen over privacy kunt u e-mailen naar info@brookeivy.nl.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw gebruik van de website kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

  • naam en contactgegevens;
  • factuur-, bezorg- en retouradres;
  • bestel-, betaal- en retourgegevens;
  • accountgegevens en bestelgeschiedenis;
  • inhoud van berichten die u via het contactformulier of per e-mail stuurt;
  • gegevens die nodig zijn voor een fotografieaanvraag of -opdracht;
  • foto’s en ander beeldmateriaal dat in het kader van een fotografieopdracht wordt gemaakt;
  • technische gegevens die nodig zijn om de website veilig te laten functioneren;
  • cookievoorkeuren en, alleen na toestemming, analytische gegevens over websitegebruik.

Wij vragen u om via het algemene contactformulier geen medische gegevens, kopieën van identiteitsdocumenten, betaalkaartgegevens of andere gevoelige informatie te versturen. Als dergelijke informatie noodzakelijk is voor een opdracht, spreken wij daarvoor een passend en veiliger kanaal af.

3. Contact en aanvragen

Wanneer u contact met ons opneemt, verwerken wij uw naam, e-mailadres en de inhoud van uw bericht om uw vraag of aanvraag te beantwoorden. De grondslag is het nemen van stappen op uw verzoek voorafgaand aan een mogelijke overeenkomst of ons gerechtvaardigde belang om vragen te behandelen.

Contactformulierinzendingen worden maximaal drie maanden bewaard. IP-adres en User-Agent worden niet bij de formulierinzending opgeslagen. Leidt het contact tot een overeenkomst, klacht of juridisch geschil, dan kunnen de relevante gegevens langer worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor de uitvoering of onderbouwing daarvan.

4. Bestellingen en klantaccounts

Voor het aannemen, betalen, produceren, bezorgen en administreren van een bestelling verwerken wij onder meer uw naam, contactgegevens, bezorg- en factuuradres, bestelinhoud, betaalstatus en eventuele retour- of klachtgegevens.

Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de koopovereenkomst en om aan wettelijke administratie- en belastingverplichtingen te voldoen. Fiscaal relevante gegevens bewaren wij in beginsel zeven jaar. Gegevens die niet langer nodig zijn voor de overeenkomst, administratie of behandeling van een geschil worden eerder verwijderd of geanonimiseerd waar dat mogelijk is.

Als u een klantaccount aanmaakt, bewaren wij de account- en bestelgegevens totdat het account wordt verwijderd, voor zover wettelijke bewaarplichten of openstaande overeenkomsten geen langere bewaring vereisen. Wachtwoorden worden niet leesbaar opgeslagen.

5. Betalingen

Betalingen worden verwerkt via Mollie. Brooke Ivy ontvangt in beginsel geen volledige betaalkaart- of bankinloggegevens, maar wel gegevens zoals betaalmethode, betaalstatus, bedrag en transactiekenmerk. Mollie verwerkt bepaalde persoonsgegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke volgens haar eigen privacyverklaring.

6. Productie en verzending via Printful

Brooke Ivy gebruikt Printful voor de productie en verzending van webshopproducten. Voor de uitvoering van uw bestelling ontvangt Printful de gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn, zoals uw naam, bezorgadres, contactgegevens en de bestelde producten.

Printful voert de productie en verzending uit, maar Brooke Ivy blijft uw verkoper en aanspreekpunt voor levering, retouren, garantie en klachten. De definitieve juridische Printful-entiteit en eventuele doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte worden na de accountkoppeling in ons interne verwerkingsregister gecontroleerd.

7. Fotografieopdrachten en beeldmateriaal

Voor een fotografieaanvraag of -opdracht kunnen wij contact-, boekings-, factuur- en opdrachtgegevens verwerken. Foto’s en beeldmateriaal worden verwerkt om de overeenkomst uit te voeren, selecties en nabewerking te maken en het overeengekomen resultaat te leveren.

Publicatie voor portfolio, website, sociale media, advertenties, drukwerk, wedstrijden of andere promotionele doeleinden vindt niet automatisch plaats. Daarvoor gebruiken wij een afzonderlijke, specifieke model release waarin u per doel een vrije keuze kunt maken. Het weigeren van publicatietoestemming heeft geen invloed op een betaalde fotografieopdracht, tenzij het uitdrukkelijk om een afzonderlijke TFP-samenwerking gaat.

Bronbestanden, cliëntgalerijen en definitieve bestanden worden bewaard zolang dat nodig is voor de uitvoering van de opdracht, levering, eventuele nabestellingen en de redelijke bescherming van rechten. Wij beoordelen periodiek of verdere bewaring nog noodzakelijk is.

8. Websiteanalyse en cookies

De website gebruikt Google Site Kit en kan Google Analytics inzetten om het gebruik van de website te analyseren. Niet-noodzakelijke analytische cookies en vergelijkbare technieken worden alleen geactiveerd nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven via de cookie-instellingen.

U kunt toestemming weigeren of later intrekken zonder dat de basisfuncties van de website worden geblokkeerd. Analytische gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het genoemde doel. Wij beoordelen de ingestelde bewaartermijnen periodiek en verwijderen of anonimiseren gegevens zodra verdere bewaring niet meer nodig is.

Meer informatie staat in onze cookieverklaring en in het instellingenvenster dat u via “Cookie-instellingen” in de footer opnieuw kunt openen.

9. Met wie delen wij gegevens?

Voor zover noodzakelijk kunnen wij gegevens delen met:

  • onze hosting- en technische dienstverleners;
  • Microsoft 365 voor zakelijke e-mail;
  • WooCommerce en betrokken WordPress-dienstverleners;
  • Mollie voor betalingen;
  • Printful voor productie en verzending;
  • Google, uitsluitend voor diensten die correct zijn geconfigureerd en waarvoor toestemming vereist en verkregen is;
  • vervoerders die bestellingen bezorgen;
  • boekhoudkundige en professionele adviseurs;
  • overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij waar nodig verwerkersafspraken.

10. Doorgifte buiten de EER

Sommige dienstverleners of hun subverwerkers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval gebruiken wij een geldige doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, en beoordelen wij welke aanvullende waarborgen nodig zijn.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Daaronder vallen onder meer versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, beveiligde accounts, updates, back-ups en maatregelen tegen misbruik van formulieren. Geen enkele methode van opslag of verzending is volledig risicoloos.

12. Uw privacyrechten

U heeft, afhankelijk van de situatie, het recht om:

  • uw persoonsgegevens in te zien;
  • onjuiste gegevens te laten corrigeren;
  • gegevens te laten verwijderen;
  • de verwerking te laten beperken;
  • bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
  • gegevens over te laten dragen;
  • gegeven toestemming in te trekken.

U kunt een verzoek sturen naar info@brookeivy.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit zorgvuldig vast te stellen, maar vragen niet zonder noodzaak om een volledige kopie van een identiteitsbewijs. Wij reageren in beginsel binnen één maand.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Minderjarigen

De website en webshop zijn gericht op personen van 18 jaar en ouder. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen via deze website. Denkt u dat dit toch is gebeurd, neem dan contact met ons op zodat wij passende maatregelen kunnen nemen.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, techniek of wettelijke verplichtingen veranderen. De actuele versie en datum staan steeds op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij bezoekers of klanten waar dat redelijkerwijs nodig is.